Ochrana osobních údajů

OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Respektujeme a vážíme si soukromí našich zákazníků, proto shromažďujeme jen takové informace, které potřebujeme na konkrétní účely. Naším cílem je poskytovat služby takovým způsobem, aby byly za každých okolností dodrženy zásady ochrany osobních údajů a ochrany soukromí. Osobní údaje získáváme a uchováváme pouze v nezbytném rozsahu a na nezbytně nutnou dobu.

O SPOLEČNOSTI

Společnost PROFiber Networking CZ s.r.o. se sídlem Mezi Vodami 205/29, 143 00 Praha 4, Česká republika, IČ: 27894754, zapsaná do obchodního rejstříku, Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 124831 (dále jako PROFiber) je správcem Vašich osobních údajů. Při zpracovávání osobních údajů se řídíme primárně obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (dále jako GDPR), které upravuje i Vaše práva jako subjektu údajů. Dále se řídíme těmi ustanoveními Zákona o ochraně osobních údajů, které se na nás vztahují, i dalšími platnými právními předpisy vztahujícími se na zpracování osobních údajů a ochranu soukromí. Ve věci uplatnění Vašich práv v oblasti osobních údajů můžete kontaktovat e-mailem na gdpr (zavináč) profiber.eu, telefonicky +420 225 152 050 nebo poštou na výše uvedenou adresu.

Podle nařízení GDPR Vám odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce, případně do dvou měsíců, pokud jsou splněny zákonné podmínky pro prodloužení lhůty.

Z JAKÉHO DŮVODU O VÁS ZPRACOVÁVÁME ÚDAJE A NA JAKÝ ÚČEL?  

Je pro nás nezbytné zpracovávat osobní údaje, které jste nám poskytli. Z důvodu, abychom Vám mohli poskytovat naše produkty, služby a abychom mohli plnit smluvní a zákonem dané povinnosti a chránit naše oprávněné zájmy, případně oprávněné zájmy našich zákazníků a jiných osob. 

Údaje zpracováváme za účelem:

• Informování formou informačního bulletinu zaslaného na konkrétní e-mailovou adresu o dostupnosti nových verzí softwaru pro námi prodávané produkty a zařízení, dostupnosti nového typu přístroje, služby, o vzdělávacích akcích a seminářích souvisejících s produkty a službami. Kontaktní e-mailovou adresu jsme získali v souvislosti s prodejem podobných nebo identických produktů. Při zasílání bulletinu vystupujeme jako Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR. Z odběru bulletinu je možné se kdykoliv odhlásit kliknutím na "odhlásit", které je součástí každého bulletinu. K odběru je možné se stejně kdykoliv znovu přihlásit zasláním e-mailové požadavky na gdpr (zavináč) profiber.eu. Uvedené zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu považujeme za náš oprávněný zájem.

• Informování o servisu a kalibraci. Jde zejména o potvrzení o přijetí do servisu/na kalibraci, informování o průběhu servisu/kalibrace, informace o ukončení servisu/kalibrace, jiná komunikace související se servisem/kalibrací. Při informování o servisu/kalibraci vystupujeme jako Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno b) GDPR. Uvedené zpracování osobních údajů je nezbytné za účelem plnění smlouvy.

• Informování o expiraci kalibrace. Při informování o expiraci kalibrace vystupujeme jako Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR. Uvedené zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu považujeme za náš oprávněný zájem.

• Účetní a daňové agendy, která nám vyplývá z předpisů o správě dani a v oblasti účetnictví. Jedná se typicky o faktury, podklady k fakturám, dodací listy a jiné související dokumenty. Ve zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno c) GDPR

• Poskytování zboží a služeb, kde vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR. Uvedené zpracovávání osobních údajů na evidenci obchodní agendy považujeme za náš oprávněný zájem.

• Organizace odborných školení a seminářů, kde můžeme zpracovávat osobní údaje o přednášejících a účastnících školení, seminářů a workshopů. Ve zpracovávání na tento účel vystupujeme jako Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno b) GDPR. Uvedené zpracování osobních údajů je nezbytné za účelem plnění smlouvy.

• Provozování profilů PROFiber na sociálních sítích. V případě provozu profilů na sociálních sítích LinkedIn, Facebook a YouTube vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR, přičemž prezentaci na sociálních sítích považujeme za náš oprávněný zájem.

• Vedení právní agendy. V odůvodněných případech je nutné uplatňovat, prokazovat nebo obhajovat naše právní nároky mimosoudní nebo soudní cestou nebo musíme poskytnout součinnost orgánům veřejné moci. Ve zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno f) GDPR a podle čl. 9 odst. 2 písmeno f) GDPR. Uvedené zpracovávání osobních údajů na evidenci obchodní agendy považujeme za náš oprávněný zájem a za zpracování nezbytné pro prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků, nebo kdykoliv kdy soudy vykonávají svou pravomoc.

• Plnění smlouvy s fyzickými osobami. Zpracováváme osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění různých smluv s fyzickými osobami, např. smlouvy o dílo, prodej literatury, účast na školeních a seminářích. V zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno b) GDPR pokud jde o fyzický osobu.

• Zasílání marketingových newsletterů. Při zasílání marketingových newsletterů, na základě Vašeho předchozího souhlasu, vystupujeme v pozici Provozovatel podle článků 6 odst. 1 písmeno a) GDPR

• Archivace a registratury. Osobní údaje máme povinnost v některých případech zpracovávat v souvislosti se Zákonem o archivnictví a spisové službě a zároveň i na podle čl.89 GDPR kde vystupujeme v pozici Provozovatel.

• Statistické účely. Výše získané a zpracovávané údaje, v nezbytných případech (pokud je to zákonem požadované), můžeme zpracovávat pro statistické účely. Pro statistické účely se neposkytují konkrétní údaje, ale údaje kumulativní nebo anonymní, jako například množství zákazníků, zaměstnanců, ekonomické statistické údaje. Ve zpracovávání pro tento účel vystupujeme v pozici Provozovatel podle čl.89 GDPR.

KDO PŘIJDE DO KONTAKTU S VAŠIMI ÚDAJI?

S Vašimi osobními údaji prioritně přicházejí do kontaktu naši oprávnění zaměstnanci při zachování mlčenlivosti. V nezbytné a odůvodněné míře můžeme některé Vaše údaje zpřístupnit jiným osobám při zachování mlčenlivosti, pokud nám to dovoluje smlouva se zákazníkem, se souhlasem zákazníka nebo pokud nám taková povinnost vyplývá z právních předpisů. V závislosti na okolnostech a účelu zpracování patří mezi příjemce zejména:

• Naši zaměstnanci k tomu oprávnění

• Přepravní společnosti

• Účetní společnost za účelem zpracování účetní agendy

• Auditorské společnosti

• Poradci (daňoví, právní, atd.)

• Poskytovatelé web hostingových a cloudových služeb

• Poskytovatelé softwarového vybavení (např. Microsoft)

V případě zpracování osobních údajů formou sub-dodavatelské společnosti tuto společnost nejprve komplexně prověřujeme, zda splňuje podmínky z hlediska bezpečnosti zpracování osobních údajů podle GDPR a až následně společnost zpracováním osobních údajů pověříme.
V případě požadavku na zpřístupnění Vašich osobních údajů od orgánu veřejné moci zkoumáme, zda jsou legislativou stanoveny podmínky pro jejich zpřístupnění. Bez řádného prověření legislativního nároku nejsou Vaše údaje zpřístupněny.

PŘENOS DAT MIMO ČR

Přeshraniční přenos dat mimo EU/EHS neprovádíme. V rámci EU je to typicky přenos do Slovenské republiky z důvodu geografické ochrany integrity dat.

JAK DLOUHO BUDEME VAŠE ÚDAJE UCHOVÁVAT?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou. Doba uchovávání údajů obecně vyplývá z právních předpisů. V případě, že doba uchovávání nevyplývá z právních předpisů, určujeme ji na základě vztahu ke konkrétnímu účelu na základě interní politiky a spisového (archivačního) plánu.

Takto určené všeobecné doby uchovávání osobních údajů pro výše uvedené účely zpracování osobních údajů jsou následující:

• Informování formou informačního bulletinu. Doba uchovávání do kliknutí na "odhlásit", které je součástí každého newsletteru nebo do zaslání námitky proti zpracování.

• Informování o servisu a kalibraci. Doba uchovávání 5 let z důvodu reklamace skrytých vad.

• Informování o expiraci kalibrace. Doba uchovávání 5 let z důvodu prodloužené rekalibrace některých zařízení na dobu 5 let nebo do zaslání námitky proti zpracování.

• Účetní a daňová agenda. Doba uchovávání po dobu 10 let následujících od ukončení účetního roku.

• Poskytování zboží a služeb. Doba uchovávání během trvání smluvního vztahu.

• Organizace odborných školení a seminářů. Doba uchovávání prezenčních listin stejně jako účetní agenda. Fotografie a videa ze školení a seminářů podle sdělení o vyhotovení, typicky 5 let nebo do zaslání námitky proti zpracování.

• Provozování profilů PROFiber na sociálních sítích. Doba uchovávání do doby odstranění příspěvku PROFiberem, dotyčnou osobou nebo do odstranění profilu.

• Vedení právní agendy. Doba uchovávání do promlčení právního nároku.

• Plnění smlouvy s fyzickými osobami. Doba uchovávání během trvání smluvního vztahu.

• Zasílání marketingových newsletterů. Doba uchovávání do kliknutí na "odhlásit", které je součástí každého newsletteru nebo do zaslání námitky proti zpracování.

• Archivace a registratura. Doba uchovávání během lhůt uložení podle archivačního řádu.

• Statistické účely. Doba uchovávání během existence jiných účelů správy. 

V případě, že máte zájem dozvědět se o způsobu uchovávání nebo zpracovávání Vašich osobních údajů pro konkrétní účel, obraťte se na nás s žádostí na e-mail gdpr (zavináč) profiber.eu, telefonicky +420 225 152 050 nebo poštou na výše uvedenou adresu.

ZPŮSOB ZÍSKÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje jsou získávány nejčastěji přímou formou od Vás, čili jde o získání osobních údajů dobrovolné. Osobní údaje nám poskytujete například formou:

• Registrací na našem portálu

• Komunikací s námi

• Účastí na odborných školeních a seminářích organizovaných nebo spolupořádaných společností PROFiber

• Účastí na aktivitách na našich profilech, na sociálních sítích

• Vyplněním kontaktního formuláře na akcích

Vaše osobní údaje můžeme získat i od Vašeho zaměstnavatele - například při přihlášení zaměstnanců na školení, od Vašich kolegů za účelem plnění smlouvy, pokud jste statutární organizace, která je naším smluvním partnerem nebo stranou, se kterou jednáme o uzavření smluvního vztahu, vaše osobní údaje můžeme získat z veřejně dostupných zdrojů a registrů atd.

V žádném případě však systematicky nezpracovávají žádné náhodně získané osobní údaje na žádný námi vymezený účel.

PROFILOVÁNÍ A AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ S PRÁVNÍM ÚČINKEM

PROFiber nepoužívá ve svých systémech profilování.
PROFiber neprovádí zušlechťovací operace na základě kterých by přicházelo k přijímání rozhodnutí s právním účinkem neboť jiným podstatným vlivem na Vaši osobu, které by byly založeny výhradně na plně automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů.

ZABEZPEČENÍ VAŠICH OSOBNÍCH DAT

Naše společnost řádně zajišťuje osobní údaje, přičemž má zavedené obecně akceptované bezpečnostní a technické standardy pro zajištění dat před ztrátou, zneužitím, neautorizovaným přístupem, zničením nebo jiným dopadem na práva dotčené osoby. Data jsou umístěna na plně redundantních a zabezpečených úložištích v renovovaných datacentrech v České a Slovenské republice. V případě přenosu citlivých dat jsou používány šifrované přenosy dat.

POUŽITÍ SOCIÁLNÍCH SÍTÍ

Naše společnost řeší pouze otázky ochrany osobních údajů ve vztahu k našim profilům. Využíváme standardní administrátorské rozhraní jako Vy.
Dovolujeme si Vám doporučit seznámit se s podmínkami zpracování osobních údajů u jednotlivých sociálních sítí. Zároveň předpokládáme Vaše základní znalosti jednotlivých sociálních sítí a jejich způsobu zpracování osobních údajů. Naše společnost neodpovídá za zpracovávání Vašich osobních údajů těmito sítěmi.

SOUBORY COOKIES

Soubory cookies jsou malé textové soubory, které mohou být do internetového prohlížeče odesílány při návštěvě webových stránek a ukládány do vašeho zařízení (počítače nebo do jiného zařízení s přístupem na internet, jako např. Smartphone nebo tablet). Soubory cookies se ukládají do složky pro soubory vašeho internetového prohlížeče. Cookies obvykle obsahují název webové stránky, ze které pocházejí a datum svého vzniku. Při další návštěvě stránky webový prohlížeč znovu načte soubory cookies a tyto informace odešle zpět webové stránce, která původně cookies vytvořila. Soubory cookies, které používáme, nepoškozují váš počítač. Podrobnější informace o cookies můžete nalézt na https://www.profiber.eu/cookies/

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

V případě zpracování údajů za účelem marketingového newsletteru / na základě vašeho souhlasu máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich změnu nebo vymazání. Rovněž máte právo na omezení jejich zpracování nebo na námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu. Máte také právo na přenositelnost údajů, což znamená, že vám na požádání poskytneme údaje ve strojově čitelném formátu.
 
Rovněž máte právo nesouhlasit se zpracováváním osobních údajů na základě oprávněných zájmů:

• Informování formou informačního bulletinu

• Informování o expiraci kalibrace

• Poskytování zboží a služeb

• Provozování profilů PROFiber na sociálních sítích

• Vedení právní agendy

V případě uplatnění práva nesouhlasit se zpracováváním vůči těmto oprávněným zájmům Vám rádi prokážeme způsob kterým jsme tyto oprávněné zájmy vyhodnotili.
 
Nařízení GDPR stanoví podmínky výkonu Vašich práv, neznamená to však, že bude při uplatňování jednotlivých práv automaticky z naší strany každému vyhověno. V některých případech se mohou uplatňovat odchylky nebo návaznost některých práv na konkrétní podmínky, které nemusí být v každém případě splněny. Každou žádostí se budeme individuálně zabývat a zkoumat ji z hlediska právní úpravy a výjimek
 
Práva dotčené osoby jsou zejména:

• Čl. 15 GDPR - Právo dotčené osoby na přístup k údajům

• Čl. 16 GDPR - Pravo na opravu

• Čl. 17 GDPR - Právo na vymazání (právo "na zapomenutí")

• Čl. 18 GDPR - Právo na omezení zpracování

• Čl. 20 GDPR - Právo na přenositelnost údajů

Rovněž máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo se obrátit se žalobou na příslušný soud.
Jakékoliv dotazy, námitky nebo spory jsme připraveni řešit vzájemnou komunikací e-mailem gdpr (zavináč) profiber.eu, telefonicky +420 225 152 050 nebo poštou na výše uvedenou adresu.

KONTROLNÍ ÚŘAD

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo podat stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, který je národním kontrolním orgánem. Kontaktní údaje naleznete na webové stránce https://www.uoou.cz/.

ZLEPŠENÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V rámci ochrany osobních údajů jsme povinni neustále proces zdokonalovat a reagovat na nové technické a legislativní požadavky. V případě podstatných změn Vám dáme tuto změnu na vědomost oznámením na webu nebo prostřednictvím oznamovacího e-mailu.